prozessmanagement richtig eingesetzt

PROZESSMANAGEMENT ist eines der wichtigsten Instrumente, um Unternehmensziele zu erreichen. Richtig eingesetzt können Abläufe gemäß den Kundenanforderungen optimiert und unnötige, nicht wertschöpfende Tätigkeiten gestrichen werden. So lassen sich Kosten ermitteln, die Prozesse optimieren und Unternehmensziele schneller erreichen. Prozessmanagement umfasst die Planung, Durchführung, das Controlling sowie die Optimierung von miteinander verbundenen Aufgaben (Unternehmensprozessen). Im Fokus steht die Wertschöpfungskette. Neben der Realisierung der Unternehmensziele sollen beim Prozessmanagement ebenfalls die im Unternehmen vorliegenden Informationen bestmöglich genutzt werden, um die Wertschöpfungskette effektiver zu gestalten. Auf diese Weise ist es nicht nur möglich, schneller und kostengünstiger, sondern auch kundenorientierter zu produzieren. 

ZIELE DES PROZESSMANAGEMENTS:

• Steigerung der Effizienz
• Steigerung der Qualität
• Optimierung der Flexibilität
• Senkung der Kosten

Prozessmanagement wird in Unternehmen immer dann relevant, sobald mehrere Mitarbeitende und Maschinen mit verschiedenen Aktivitäten beziehungsweise Aufgaben an einem gemeinsamen Ziel arbeiten. Das Zusammenspiel zwischen den einzelnen Akteuren steht im Mittelpunkt. Dementsprechend ist es für eine effektive Optimierung des Prozessmanagements sinnvoll, sich als Unternehmen folgende Fragen zu stellen und objektiv zu beantworten:

• Werden sämtliche Aufgaben berücksichtigt, um das Ziel des Prozesses zu realisieren?
• Werden die Aufgaben in der korrekten Reihenfolge abgearbeitet?
• Werden die einzelnen Aufgaben effizient auf Mitarbeitende und Maschinen verteilt?
• Ist der Informationsfluss von Akteur zu Akteur effektiv?

Mithilfe der Beantwortung der Fragen lassen sich im weiteren Verlauf Maßnahmen planen, die einzelne oder komplette Prozesse im Unternehmen nachhaltig optimieren. Fach- und Führungskräfte sollten daher die relevanten Prozesse kennen und zudem an der kontinuierlichen Prozessverbesserung aktiv involviert sein. Abläufe sollten lückenfrei dokumentiert und die Zuständigkeitsbereiche konsequent zugewiesen werden. Zuletzt ist das Festlegen von klaren Schnittstellen zwischen den einzelnen Prozessen notwendig. Hierdurch wird nämlich die Bildung von Prozessketten oder auch Prozessverschachtelungen möglich. 

MASSNAHMEN DES PROZESSMANAGEMENTS:

Obwohl die Prozesse sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden, lassen sich dennoch universelle Maßnahmen ableiten. Diese werden von den Zielen abgeleitet:

• Detaillierte Planung und Gestaltung der Prozesse
• Durchführung der Aufgaben nach den zuvor festgelegten Prozessen
• Überwachung und Dokumentation der Prozesse  

• Analysieren und Optimieren Ihrer Unternehmensprozesse 
• Strukturieren und Beschreiben Ihrer Prozesse
• Neugestalten Ihres Prozessmanagementsystems
• Durchführen von Prozessaudits
• Entwickeln prozessorientierter Kennzahlensysteme
• Fördern einer prozessorientierten Unternehmenskultur
• Integrieren der Geschäftsprozesse in die IT-Systeme
• Ausbilden Ihrer Mitarbeitenden zu ProzessmanagerInnen