4. Kontext der Organisation (Was ist zu tun?)

4.1 Die Organisation und ihren Kontext verstehen

Die Organisation muss externe und interne Themen (Aspekte) bestimmen, die für ihren (Unternehmens-)Zweck und ihre strategische Ausrichtung relevant sind und sich auf ihre Fähigkeit auswirken, die beabsichtigten Ergebnisse ihres XXX-Managementsystems zu erreichen.

 

Für die internen und externen Themen sind die folgenden Punkte zu identifizieren:

Unternehmenszweck identifizieren:

Der Unternehmenszweck ist die Relevanz des Unternehmens für den Markt. Bei einer GmbH oder einer AG wird der Unternehmenszweck von den Gesellschaftern im Gesellschaftsvertrag festgeschrieben.

-> Unternehmenszweck (dokumentiert im Handbuch)

strategische Ausrichtung identifizieren:

Es gibt im Wesentlichen drei strategische Ausprägungen, die ein Unternehmen einschlagen kann: wachsen, halten, sich zurückziehen. Die Geschäftsführung eines Unternehmens folgt der strategischen Ausrichtung.

-> strategische Ausrichtung des Unternehmens

externe Themen identifizieren:

Welche Themen aus dem Umfeld des Unternehmens haben eine Auswirkung auf das Unternehmen im Bereich des angestrebten Managementsystems?

-> Trendanalyse, Stärken-Schwächen-Analyse

interne Themen identifizieren:

Was muss das Unternehmen intern machen, um die Ziele im Rahmen des Managementsystems umzusetzen? Welche Aktivitäten (Aufgaben, Maßnahmen) werden ausgeführt, um die beabsichtigten Ergebnisse zu erreichen?

-> Themenliste

Absichtserklärung erstellen:

Was will das Unternehmen mit dem Managementsystem erreichen? Wie will das Unternehmen das tun?

-> Absichtserklärung (im Handbuch)

 

[1] Das oberste Unternehmensziel ist es, den Fortbestand des Unternehmens zu sichern.

[2] Kleine Unternehmen haben meist nur wenige Geschäftsfelder.

[3] Mittlere Unternehmen haben eine größere Anzahl von Geschäftsfeldern.

4.2 Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien                   verstehen

Die Organisation muss: a) die interessierten Parteien, die für ihr XXX-Managementsystem relevant sind, b) die relevanten Anforderungen dieser interessierten Parteien bestimmen

 

Liste der "Stakeholder" erstellen

Aus der Liste der möglichen interessierten Parteien sind die für das Unternehmen wichtigen Stakeholder auszuwählen, deren Anforderungen und Einfluss auf das Unternehmen mittels "Stakeholderanalyse" zu bestimmen und dem Einfluss entsprechend in das Vorgehen des Unternehmens einzubinden.

-> Liste der Stakeholder (mit Erwartungen und Einfluss), Stakeholder Portfolio

4.3 Anwendungsbereich des Managementsystems festlegen

Die Organisation muss die Grenzen und die Anwendbarkeit ihres XXX-Managementsystems bestimmen, um dessen Anwendungsbereich festzulegen. Bei der Festlegung des Anwendungsbereichs muss die Organisation: a) die unter 4.1 genannten externen und internen Themen, b) die unter 4.2 genannten Anforderungen der relevanten interessierten Parteien, berücksichtigen.

 

Anwendungsbereich des Managementsystems abgrenzen

Der Anwendungsbereich des Managementsystem im Unternehmen wird dokumentiert und beinhaltet neben den externen und internen Themen die Anforderungen der interessierten Parteien.

-> Anwendungsbereich (im Handbuch)

 

4.4 Managementsystem

Die Organisation muss entsprechend den Anforderungen dieser Internationalen Norm/dieses Teils von ISO XXXX/dieser Technischen Spezifikation ein XXX-Managementsystem aufbauen, verwirklichen, aufrechterhalten und fortlaufend verbessern, einschließlich der benötigten Prozesse und ihrer Wechselwirkungen.

 

 

Das Managementsystem gemäß der Norm aufbauen und integrieren

  • Das Managementsystem ist entsprechend der Norm aufzubauen
  • Das Managementsystem in das Alltagsgeschäft (Geschäftsprozesse) des Unternehmens zu integrieren
  • Dokumentation QM-System (Handbuch)

Das Managementsystem fortlaufend weiterentwickeln - Neuerungen einpflegen

  • Nach dem Aufbauen und Freigeben des Managementsystems wird es regelmäßig - den Anforderungen und technologischen Neuerungen entsprechend - weiterentwickelt. Im Regelfall reicht es aus dafür zu sorgen, dass alle im Unternehmen durchgeführten Neuerungen auch im Managementsystem eingepflegt sind.